Adeguati assetti: cosa deve esistere per iscritto nella tua azienda
Assetti adeguati: quali documenti devono esistere davvero in azienda?
Molte PMI italiane sono gestite con attenzione e buon senso. Il problema è che spesso non riescono a dimostrarlo.
Oggi, infatti, non basta prendere decisioni corrette o ottenere risultati positivi. Se un domani un organo di controllo, un revisore o un giudice dovessero valutare l'operato dell'amministratore, ciò che conta non è solo quello che è stato fatto, ma soprattutto ciò che è stato documentato.
In altre parole: una buona gestione senza evidenze scritte rischia di apparire come una gestione inesistente.
Vediamo quindi quali documenti devono essere presenti in azienda affinché gli assetti organizzativi, amministrativi e contabili possano essere considerati adeguati secondo quanto richiesto dalla normativa.
Per approfondire il quadro normativo generale, chi è obbligato e quali sono le conseguenze in caso di inadempienza, rimandiamo all'articolo dedicato all'articolo 2086 del Codice Civile.
Perché la prova è nei documenti
L'articolo 2086, secondo comma, del Codice Civile impone agli imprenditori che operano in forma societaria o collettiva di dotarsi di un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell'impresa.
L'obiettivo non è soltanto garantire una gestione efficiente, ma anche consentire all'azienda di individuare per tempo eventuali segnali di difficoltà e preservarne la continuità. A rafforzare questo principio interviene il Codice della crisi d'impresa e dell'insolvenza, che richiede all'impresa di essere in grado di:
rilevare tempestivamente eventuali squilibri economici, patrimoniali e finanziari;
verificare la sostenibilità dei debiti;
valutare le prospettive di continuità aziendale almeno nei dodici mesi successivi.
C'è però un aspetto che viene spesso sottovalutato: in caso di contestazioni, l'amministratore deve poter dimostrare che gli assetti esistevano e funzionavano. E questa dimostrazione passa inevitabilmente dalla documentazione.
Le riunioni svolte ma non verbalizzate, le analisi condivise solo verbalmente o i controlli effettuati senza una traccia documentale, pur essendo realmente avvenuti, diventano difficili da provare. Dal punto di vista giuridico, è come se non esistessero.
Assetto organizzativo: ruoli e responsabilità devono essere chiari
L'assetto organizzativo descrive come l'azienda è strutturata e chi è responsabile delle diverse attività. Anche nelle realtà più piccole devono essere presenti alcuni documenti essenziali.
Organigramma aggiornato. Non deve limitarsi a indicare i nomi delle persone, ma deve rappresentare chiaramente le funzioni aziendali e i relativi rapporti gerarchici.
Funzioni gramma o mansionario. È uno dei documenti più trascurati nelle PMI. Definisce in modo concreto responsabilità, attività e compiti assegnati alle singole funzioni, evitando sovrapposizioni e zone d'ombra.
Deleghe e procure. Le deleghe devono essere coerenti con i poteri effettivamente esercitati e con quanto risulta depositato presso il Registro delle Imprese. Quando esiste uno scostamento tra potere formale e potere reale, il rischio è che la documentazione si trasformi in un elemento sfavorevole anziché in una tutela.
Mappatura dei processi aziendali. Almeno per i processi principali, come ciclo attivo e ciclo passivo, è opportuno documentare:
chi autorizza le operazioni;
quali controlli sono previsti;
quali limiti di spesa o firma sono attribuiti ai diversi ruoli.
Non serve creare documenti complessi o burocratici. Serve che siano aggiornati, coerenti e aderenti alla realtà operativa.
Assetto amministrativo: dalla pianificazione al controllo
L'assetto amministrativo è ciò che permette all'azienda di trasformare gli obiettivi in numeri e di verificare periodicamente se la direzione intrapresa è quella corretta.
È qui che gli assetti adeguati smettono di essere un obbligo normativo e diventano uno strumento di gestione.
Piano industriale o business plan. Deve essere formalizzato e contenere le ipotesi sulle quali si fondano le previsioni. Senza ipotesi esplicite non è possibile valutare l'attendibilità del piano né verificarne i risultati.
Budget annuale. Rappresenta la traduzione operativa della strategia aziendale. Idealmente dovrebbe essere articolato per centro di costo, area di business o linea di attività.
Analisi degli scostamenti. Confrontare preventivo e consuntivo è fondamentale. Ancora più importante è documentare le cause delle differenze e le eventuali azioni correttive adottate.
Reporting periodico. Indicatori economici, patrimoniali e finanziari devono essere monitorati con regolarità, indicando sempre data di elaborazione e destinatari del report.
Verbali delle riunioni di direzione. Sono spesso considerati un dettaglio formale, ma rappresentano una prova concreta dell'attività di governo dell'impresa. Scrivere semplicemente che "si è discusso dell'andamento aziendale" aggiunge poco valore. Molto più efficace è documentare dati, criticità rilevate e decisioni assunte.
Ad esempio:
Esaminato il report di marzo, rilevata una riduzione del margine della linea A dal 18% previsto al 12% effettivo. Deliberata revisione del listino entro il mese successivo. Una nota di questo tipo dimostra che l'organo amministrativo ha monitorato la situazione e ha adottato misure conseguenti.
Assetto contabile: informazioni utili prima del bilancio
Quando si parla di assetto contabile si commette spesso un errore: confonderlo con la semplice tenuta della contabilità. La contabilità obbligatoria serve principalmente a redigere il bilancio. L'assetto contabile, invece, deve fornire informazioni utili per prendere decisioni tempestive.
Situazioni contabili infrannuali, mensili o almeno trimestrali, devono essere disponibili in tempi rapidi per consentire analisi e interventi correttivi.
Riconciliazioni bancarie periodiche. Devono essere effettuate e conservate in modo documentato e verificabile.
Contabilità analitica. Permette di attribuire costi e ricavi a prodotti, commesse, clienti o canali e di comprendere quali attività generano realmente valore.
Budget di tesoreria e previsione dei flussi di cassa. È uno dei documenti più importanti e, paradossalmente, uno dei più assenti nelle PMI. La normativa richiede di valutare la continuità aziendale su un orizzonte di almeno dodici mesi. Senza una previsione finanziaria strutturata, questa valutazione diventa impossibile.
Monitoraggio degli indicatori di allerta. Gli indicatori devono essere calcolati periodicamente e conservati con evidenza della data di rilevazione e dei risultati ottenuti.
Ogni quanto aggiornare la documentazione?
Gli assetti adeguati non sono un progetto che si completa una volta per tutte. Sono un sistema che deve evolvere insieme all'azienda.
Ogni cambiamento significativo, come l'ingresso in nuovi mercati, l'aumento del fatturato, l'assunzione di nuove figure chiave o l'introduzione di nuove linee di business, richiede una verifica dell'adeguatezza degli assetti esistenti.
In generale:
organigramma, deleghe e mansionari vanno aggiornati a ogni modifica organizzativa;
budget e piani devono essere rivisti almeno annualmente;
report e monitoraggi devono avere una frequenza mensile o trimestrale;
le previsioni di cassa dovrebbero essere aggiornate con continuità.
Gli errori che rendono inutile la documentazione
Avere i documenti non basta se presentano uno di questi difetti, che sono anche i più frequenti.
• Il fascicolo costruito una volta e mai più toccato. Una documentazione ferma da tre anni dimostra che l'assetto non è in funzione.
• Le deleghe formali disallineate dalla realtà. Se tutti sanno che decide comunque il socio di maggioranza, l'organigramma è un documento che smentisce sé stesso.
• I report senza data e senza destinatario. Un file non datato non prova quando l'informazione è stata disponibile.
• I verbali generici, che registrano la riunione ma non la decisione né il dato che l'ha motivata.
• I dati non ricostruibili, prodotti con fogli di calcolo sovrascritti di cui non resta la versione originale.
Domande frequenti
Serve un software specifico per documentare gli assetti?
No. Servono dati affidabili, una frequenza di produzione stabile e una tracciabilità delle versioni. Un'impresa piccola può ottenere tutto questo con il gestionale che già usa, purché i documenti vengano datati e conservati.
La mia azienda è piccola: vale lo stesso?
L'obbligo non prevede soglie dimensionali. Cambia la proporzione, non l'esistenza del dovere: a un'impresa con dieci dipendenti si chiede un impianto più semplice, non l'assenza di impianto.
Il commercialista non se ne occupa già?
Il commercialista presidia la contabilità e gli adempimenti. La parte previsionale e la documentazione delle decisioni gestionali sono un lavoro distinto, che si costruisce sugli stessi dati ma con una finalità diversa.
Quanto tempo serve per mettersi in regola?
Dipende da quanto materiale esiste già. In molte PMI buona parte dei dati è disponibile e manca l'organizzazione: in questi casi l'impianto di base si costruisce in poche settimane, mentre il regime di aggiornamento è un'attività continuativa.
Il primo passo
Prima di costruire documenti conviene capire quali esistono già e quali mancano davvero. La Fotografia Gestionale è una sessione di sessanta minuti in cui un advisor esamina i dati della tua azienda e restituisce, entro cinque giorni lavorativi, un documento con lo stato attuale e le priorità su cui intervenire. È gratuita e non impegna a nulla
