Controller Esterno o Interno
Qual è la scelta migliore?
In questo articolo esploreremo che cos'è il controllo di gestione e perché oggi è fondamentale, anche per le PMI (Piccole e Medie Imprese). Analizzeremo anche gli strumenti che lo rendono efficace, come il budget, la contabilità dei costi e il reporting. Vedremo chi è il controller e quali competenze dovrebbe possedere. Infine, confronteremo il controller interno, il controller esterno e i servizi in outsourcing, evidenziandone vantaggi, limiti e costi. Lo scopo è capire quando l'esternalizzazione rappresenta davvero una scelta conveniente.
Controllo di gestione: che cos'è?
Nell'attuale contesto economico, caratterizzato da volatilità, incertezza e complessità, il controllo di gestione ha assunto un ruolo centrale per la sopravvivenza e lo sviluppo delle imprese. Non è più una funzione secondaria riservata alle grandi multinazionali, ma un'esigenza fondamentale anche per le Piccole e Medie Imprese (PMI), che costituiscono la struttura portante del sistema produttivo italiano, e in particolare di quello toscano.
Controllo di gestione e commercialista: le differenze
Il controllo di gestione può essere definito come l'insieme di strumenti, processi, ruoli e flussi informativi progettati per guidare la direzione aziendale verso il raggiungimento degli obiettivi di efficacia ed efficienza. A differenza della contabilità generale, che soddisfa gli obblighi legali e fiscali registrando gli eventi passati, il controllo di gestione è un sistema continuo di gestione operativa orientato al futuro. Il suo scopo principale non è il controllo ispettivo, ma supportare il processo decisionale trasformando i dati grezzi in informazioni utili. La distinzione tra questi due aspetti dell'amministrazione aziendale è fondamentale. I proprietari di piccole e medie imprese spesso confondono il ruolo del controller con quello del commercialista. Tuttavia, le differenze sono notevoli.
Il commercialista garantisce il rispetto delle norme fiscali e civilistiche. Prepara il bilancio, gestisce le imposte e mantiene i rapporti con gli enti pubblici. Il suo lavoro è formale ed è destinato principalmente a soggetti esterni, come l'Agenzia delle Entrate o le banche.
Il controllo di gestione utilizza gli stessi dati, ma con finalità interne e strategiche. Analizza le prestazioni aziendali, calcola i margini per prodotto o cliente e fornisce alla direzione indicazioni sulle decisioni da prendere. Mentre il bilancio d'esercizio dice "quanto" è stato guadagnato o perso, il controllo di gestione spiega "perché" e "dove" ciò è avvenuto.
Gli strumenti del controllo di gestione
L'architettura di un sistema di controllo efficace si basa su diversi pilastri fondamentali che devono operare in sinergia.
Pianificazione Strategica
Rappresenta il punto di partenza logico. Lavorando insieme all'imprenditore, il controllo di gestione aiuta a definire gli obiettivi di medio e lungo termine (3-5 anni). Analizza il contesto competitivo, le risorse interne e le opportunità di mercato. Questa fase è spesso trascurata nelle PMI italiane, che si concentrano sulle attività a breve termine. Tuttavia, è fondamentale per avere una visione chiara del futuro.
Budget e Previsioni
Se la strategia indica la destinazione, il budget rappresenta la mappa dettagliata per raggiungerla. Il budget può essere preparato su base annuale, trimestrale o mensile. Non è solo una previsione delle spese, ma un documento che assegna risorse e responsabilità ai diversi reparti aziendali. L'obiettivo è raggiungere specifici risultati di ricavi, margini e flussi di cassa. Accanto al budget, il forecast aggiorna continuamente le previsioni durante l'anno. Si basa sui dati storici e sulle nuove tendenze per offrire una visione realistica delle prestazioni future.
Contabilità dei Costi
È il cuore tecnico del controllo di gestione. Attraverso la contabilità dei costi, costi e ricavi vengono classificati in base alla loro destinazione e non alla loro natura. Nella contabilità generale i costi sono classificati per natura, ad esempio stipendi, acquisti e servizi. La contabilità dei costi permette di calcolare con precisione margini e indicatori che la contabilità generale non può fornire. Inoltre, consente di individuare con precisione le aree di profitto e di perdita e dove intervenire.
Reporting e Analisi degli Scostamenti
I dati non hanno valore se non vengono trasformati in informazioni attraverso il confronto. Il controllo di gestione misura le prestazioni confrontando i risultati effettivi con quelli previsti nel budget o con quelli storici. L'analisi individua le cause delle differenze, come variazioni di volume, prezzo o efficienza. Queste informazioni vengono raccolte in report periodici. I report sono presentati tramite dashboard chiare, sintetiche e tempestive. Le dashboard aiutano a comprendere tutte le aree aziendali e a prendere le giuste azioni correttive.
Il nuovo Codice della Crisi d'Impresa
Un altro fattore che rende essenziale il controllo di gestione è l'evoluzione della normativa. L'articolo 2086 del Codice Civile Italiano, modificato dal Codice della Crisi d'Impresa e dell'Insolvenza (CCII), impone agli imprenditori di adottare assetti organizzativi, amministrativi e contabili adeguati alla natura e alle dimensioni dell'impresa. Tali strutture devono anche essere in grado di individuare tempestivamente eventuali situazioni di crisi. Ciò significa che il controllo di gestione diventa, in parte, un obbligo di legge. Un sistema di controllo adeguato deve monitorare l'equilibrio economico e finanziario dell'impresa. Deve inoltre individuare tempestivamente segnali di allarme, come ritardi nei pagamenti o squilibri patrimoniali, per consentire interventi rapidi. L'assenza di questi strumenti può esporre gli amministratori a gravi responsabilità personali in caso di insolvenza o fallimento. Per questo motivo, oggi è fondamentale che ogni grande azienda disponga di un ufficio dedicato al controllo finanziario e di gestione.
Chi è il controller aziendale?
Il controller è la figura professionale principale del sistema di controllo. È la persona che progetta, implementa e gestisce il flusso delle informazioni aziendali. Negli ultimi decenni il suo ruolo si è evoluto grazie anche alla tecnologia. Oggi partecipa sempre più alle decisioni strategiche dell'azienda. Il controller rappresenta il punto di riferimento per le decisioni aziendali.
Profilo e competenze del controller
Il controller moderno deve possedere competenze tecniche (hard skills) e competenze relazionali (soft skills).
Competenze Tecniche
Una solida conoscenza della contabilità e del bilancio è fondamentale per comprendere i dati utilizzati nel controllo di gestione.
Deve saper analizzare indicatori finanziari come ROI, ROS, EBITDA, flussi di cassa e dinamiche di bilancio.
Deve conoscere le tecniche di determinazione dei costi come Direct Costing, Full Costing e Activity Based Costing (ABC).
È richiesta un'ottima conoscenza di Excel, dei software ERP (SAP, Microsoft Dynamics), degli strumenti di Business Intelligence (Power BI, Tableau) e della gestione dei database. Oggi è fondamentale anche la capacità di automatizzare la raccolta dei dati.
Competenze Relazionali
Deve avere una visione strategica per comprendere il modello di business, il mercato e i vantaggi competitivi.
Deve comunicare in modo chiaro i dati anche a persone senza competenze tecniche.
Deve trasformare i numeri in informazioni utili per prendere decisioni. Deve guidare il cambiamento nei processi aziendali e promuovere una cultura basata sui dati.
Deve mantenere integrità e indipendenza, garantendo analisi obiettive anche quando i risultati non sono favorevoli alla direzione aziendale.
Il valore del controller nelle PMI
Nelle PMI, il controller (spesso un'unica figura professionale) svolge un ruolo ibrido e trasversale. Non si limita a preparare report, ma supporta anche l'imprenditore nella pianificazione finanziaria. Aiuta a gestire i rapporti con le banche, ad esempio migliorando il rating creditizio grazie a dati affidabili. Supporta la valutazione degli investimenti e l'ottimizzazione dei processi aziendali. Diventa il principale supporto dell'imprenditore nella gestione finanziaria dell'azienda. In questo modo, l'imprenditore può concentrarsi sul core business e sullo sviluppo commerciale.
Tipologie di controller: quale scegliere per una PMI?
Quando un'azienda decide di adottare un sistema di controllo di gestione, deve scegliere come organizzare questa funzione. È possibile assumere un controller interno oppure affidare il servizio a professionisti o società di consulenza esterne. Non esiste una risposta valida per tutti. La scelta dipende dalle dimensioni dell'azienda, dalla complessità delle attività, dalla fase di sviluppo e dalle risorse economiche disponibili.
Opzione A: Controller Interno
L'assunzione di un controller interno è la soluzione tradizionale per le aziende di medie e grandi dimensioni.
Vantaggi:
Grazie alla presenza quotidiana in azienda, il controller conosce a fondo processi, persone e modalità operative.
Questa conoscenza facilita l'individuazione delle cause dei problemi e delle possibili soluzioni.
È presente in azienda a tempo pieno ed è disponibile per analisi urgenti o richieste improvvise.
I dati sensibili rimangono all'interno dell'azienda, garantendo maggiore riservatezza.
Svantaggi per una PMI
Il costo di un controller qualificato è elevato e rappresenta un costo fisso spesso difficile da sostenere per una piccola impresa.
Lavorando sempre nello stesso ambiente, può perdere obiettività e abituarsi alle inefficienze aziendali.
Può sviluppare la mentalità del "si è sempre fatto così", limitando l'innovazione.
Nelle PMI il controller lavora spesso da solo, senza confrontarsi con altri professionisti.
Questa situazione può rallentare la crescita professionale e rendere le competenze meno aggiornate nel tempo.
Opzione B: Controller Esterno (Consulente)
Il controller esterno è un professionista indipendente che interviene periodicamente o per specifici progetti.
Svantaggi
Objectivity: It provides an impartial view of the numbers, uninfluenced by internal political or emotional dynamics.
Diverse Skills: Often has experience in different sectors and can transfer proven best practices elsewhere.
Disadvantages:
Discontinuity: Attendance is sporadic, making it difficult to monitor daily operations or respond promptly to unexpected problems.
Limited operationality: It often limits itself to providing strategic guidance, leaving the company with the burden of operational implementation (such as data collection), which, if not carefully managed and monitored, risks failure.
Option C: Outsourced Management Control
Although at first glance it may appear similar to the external controller already analyzed, this solution stands out for its ability to integrate the advantages of both previous options. This approach is rapidly gaining popularity, with the models of Exigonia Srl in Tuscany being a prime example. Strategic advantages of outsourcing controllers for SMEs:
Cost-effectiveness: transform a fixed cost (salary) into a variable cost (service fee), scalable based on actual needs. Savings can be up to 9/10 compared to hiring a senior controller, while maintaining the same level of experience and professionalism.
Team vs. Individual: By relying on a structured company, the company doesn't hire just one person, but rather accesses an entire team with diverse vertical skills (financial, industrial, IT), ensuring operational continuity even in the absence of the main contact.
Technology and innovation: Providing a B2B service and dealing with a certain type of competition, outsourced auditing firms must continually update themselves to ensure their service is always the best and most sought-after on the market. This ensures ongoing investments in advanced software and analytics tools that can be customized to the client, allowing them to be provided without licensing or direct maintenance costs.
Operational flexibility: the service can be modulated over time (e.g., more intensive during start-up or crisis phases, lighter once fully operational), adapting to work peaks or strategic changes.
Cross-functional vision and benchmarking: The experience gained with hundreds of companies allows the outsourced controller to benchmark the SME's performance against industry averages and propose innovative solutions based on these benchmarks. A broader view certainly allows for a more advanced level of control, also based on dynamics and trends that an in-house controller might not be aware of.
If you would like to learn more about this service, visit the page dedicated to outsourced management control .
Labor Costs and Outsourcing: An Economic Analysis
To assess the real economic convenience, a detailed quantitative comparison between the cost of an internal controller and that of an outsourced service is necessary.
Cost of internal controller
The cost to the company does not coincide with the employee's net or gross paycheck, but includes social security contributions (INPS), severance pay, welfare, and training. Average wages (RAL – Gross Annual Salary):
Junior Controller (0-3 years): RAL €25,000 – €35,000.
Mid-Level (3-7 years): RAL €40,000 – €50,000.
Senior Controller (5-10+ years): RAL €50,000 – €70,000+.
Head of Controlling / Executive: RAL > €80,000 – €120,000.
To obtain the real cost to the company, an average multiplier of approximately 1.35-1.40 is applied to the RAL, to cover INPS contributions (~30%), INAIL, TFR (~7.4%) and ancillary costs.
Table: Estimated Annual Company Cost for Internal Controller
Junior: RAL 30,000 – Estimated company cost 41,200
Mid-Level: RAL 45,000 – Estimated company cost 61,800
Senior: RAL 60,000 – Estimated company cost 82,400
To these direct costs should also be added all the hidden or indirect costs:
Recruiting: selection costs (time and money spent on interviews or recruitment campaigns).
Training: costs for refresher courses and software.
Risk: illness, sudden resignation (and related turnover), maternity/paternity, which leave the position unfilled.
Rigidity: the cost, which being fixed, remains unchanged even if the turnover decreases.
Cost of Outsourcing
Outsourcing services have a different cost structure, typically based on an annual or monthly fee or project-based rates. A continuous management control service for an SME (budgeting, monthly reporting, quarterly analyses) can range between €10,000 and €30,000 annually, depending on complexity and frequency. The price can also depend on many other factors, such as the client's company size or a pre-existing cost accounting framework that can facilitate the outsourced company's implementation of a data-driven culture. For a medium-sized Italian SME (revenue €2-50 million), outsourcing represents the most cost-effective option. It allows the company to acquire a multinational management control office (with advanced skills, technologies, and processes) at a fraction of the cost of a senior employee, ensuring flexibility and reducing the risks associated with employed work. Internalization becomes competitive only when the company reaches a size sufficient (e.g., >€50-100 million in revenue) to justify a dedicated full-time in-house team to manage the complexities of daily operations. For the entrepreneur, adopting an external or outsourced controller means buying time, clarity, and security. It means transforming uncertainty into concrete action plans, supported by reliable figures, to guide the company towards a solid and profitable future, in line with industry best practices and current regulations.
FAQs
What are the advantages of the external controller?
It offers objectivity, cross-functional skills, low variable costs and access to advanced technologies without licensing fees.
How much does an external controller cost compared to an internal one?
External staff costs €10,000-30,000; internal staff costs €41,000-82,000. Outsourcing guarantees savings of up to 85% compared to senior staff.
When is it worth hiring an internal controller?
It is preferable to have a turnover of over 100 million to ensure constant presence and in-depth knowledge of the processes.
What skills should a good controller (internal or external) have?
It requires basic accounting, financial analysis, IT skills, strategic vision, communication skills, and integrity.
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